Você pressiona o botão enviar para um e-mail que acabou de escrever e depois percebe que foi para a pessoa errada, contém algo que você não deveria ter dito, ou está cheio de erros de digitação. De qualquer forma, você quer pegar de volta antes que o destinatário leia. Acontece com todos nós, e pode ser uma sensação realmente repugnante.

O que você pode fazer? Você pode desmenter a mensagem? Bem, sim e não. A resposta curta é que você pode, em alguns casos limitados. Portanto, mesmo que seja possível, não é algo com que você deva contar.

Vamos dar uma olhada nos e-mails não enviados - por que você precisaria em primeiro lugar, e a possibilidade de fazê-lo com diferentes serviços e clientes. Também vamos analisar como evitar a necessidade de enviar um e-mail não enviado.

Por que eu precisaria de desfazer um e-mail?

Há situações em que enviamos uma mensagem, depois descobrimos que não estávamos prontos para enviá-la ou não deveríamos tê-la enviado de todo.

O meu trabalho muitas vezes requer que eu trabalhe com informações sensíveis. Tenho que garantir que o que eu envio vai para as pessoas certas e que são informações que elas podem ver. Este é um cenário em que o não envio de um e-mail pode realmente ser um salvador. Se o seu trabalho está em linha, você não quer enviar informações sensíveis para a pessoa errada. Esperemos que, se você o fizer por acidente, você possa enviar a mensagemantes que seja tarde demais.

Um erro mais comum é enviar uma mensagem cheia de erros de digitação. Pode ser embaraçoso, mas não é o fim do mundo - a não ser que seja para um potencial empregador ou cliente. Nesse caso, pode significar a perda de um potencial candidato a emprego ou cliente.

Outro erro é enviar um e-mail irritado a um colega de trabalho, chefe ou qualquer outra pessoa. Quando agimos com raiva sem nos pararmos, muitas vezes reagimos a algo e escrevemos algo que gostaríamos de não ter feito.

No mundo dos negócios, um dos erros mais comuns é dirigir um e-mail para a pessoa errada. Você digita o nome do destinatário e, às vezes, o preenchimento automático entra em um destinatário incorreto.

E-mail não enviado

A capacidade de cancelar um e-mail depende do serviço e do cliente de e-mail que você está usando. Se você estiver usando o Gmail, você pode cancelar o envio, mas precisa ser rápido. Se você estiver usando o aplicativo Microsoft Outlook em um servidor Microsoft Exchange, você pode ser capaz de recuperá-lo. Outros aplicativos ou serviços podem ter maneiras de recuperar um e-mail questionável. Muitos outros, como o Yahoo, não têm.

Gmail

Você pode cancelar o envio de uma mensagem no Gmail, mas há um tempo limitado para fazê-lo. Você tem apenas segundos para agir, e deve fazê-lo antes de clicar em qualquer outra janela ou guia. Uma vez que você se afastou da tela de e-mail ou o tempo passou, a mensagem foi enviada.

A funcionalidade "Unsend" ou "Undo" no Gmail não desreenviam verdadeiramente o e-mail. O que acontece é que há um atraso antes da mensagem sair. Quando você clica no botão "Enviar", a mensagem é "retida" pelo tempo configurado. Quando você clica no botão "Desfazer", o Gmail não envia a mensagem.

Você pode configurar o atraso para ser de 5 a 30 segundos. Isto pode ser configurado na guia "Geral" das configurações do Gmail. Veja abaixo.

O processo de não enviar um e-mail é bastante simples. Depois de clicar em "enviar" na sua mensagem, aparecerá uma notificação no canto inferior esquerdo da janela do Gmail, que deverá parecer-se com a imagem abaixo.

Clique no botão "Desfazer", e isso impedirá o envio da mensagem. O Gmail abrirá sua mensagem original e permitirá que você a modifique e a envie novamente. É só isso.

MS Outlook

Em vez de atrasar o envio da mensagem por alguns segundos como faz o Gmail, ele envia um comando ao cliente de e-mail do destinatário e pede para removê-lo. É claro que isso só funciona se o destinatário não tiver lido a mensagem, e se ambos estiverem usando um servidor Microsoft Exchange.

Existem alguns outros factores que devem estar presentes para que a recolha funcione. A recolha da mensagem inclui ir às mensagens enviadas no Outlook, encontrar o e-mail enviado, abri-lo e encontrar a mensagem de "recolha" no menu (ver imagem abaixo). O Outlook irá então informá-lo se a recolha foi bem sucedida.

Se você gostaria de ver mais detalhes sobre como usar o recall do Microsoft Outlook, confira o nosso artigo: Como Lembrar um E-mail no Outlook.

Ferramentas e Dicas

Existem vários outros serviços e clientes de e-mail; muitos têm algum tipo de função de não envio ou desfazer. A maioria funciona de forma semelhante ao Gmail, onde há um atraso no envio. Se estiver curioso sobre como funcionam outros serviços/clientes, veja as configurações ou configurações do seu e-mail e veja se ele pode atrasar o envio.

O Microsoft Outlook tem uma configuração de atraso para que, se não puder utilizar o recurso de recall, você possa ter um atraso. Para parar o e-mail, você precisará ir para a caixa de saída e excluí-lo antes que ele seja enviado. Muitos outros clientes têm recursos semelhantes que podem ser implementados.

Mailbird é um exemplo de um cliente de e-mail que pode ser configurado para atrasar o envio de mensagens.

A maioria dos clientes tem funcionalidades que podem ser configuradas para o proteger do envio de e-mails indesejados.

Prevenção de e-mails lamentáveis

Embora as mensagens de e-mail possam ser retiradas, há uma boa chance de a retirada falhar ou de você não apertar o botão "desfazer" suficientemente rápido. O melhor método para lidar com e-mails lamentáveis é não enviá-los em primeiro lugar.

Revise bem as suas mensagens antes de as enviar: a revisão evita o envio de e-mails carregados de erros de digitação. E se a revisão não for o seu forte? Obtenha uma conta Gramatical. É uma aplicação extremamente útil.

Reler a sua mensagem várias vezes. A maioria dos problemas ocorre frequentemente através do envio de e-mails para o endereço errado, ou através da confusão da linha de assunto, por isso não se esqueça de rever essas áreas especificamente.

Quanto ao e-mail irritado que você se arrepende de ter enviado, a melhor prática resume-se a três palavras: NÃO ENVIAR. Há uma história em que Abraham Lincoln, sempre que estava zangado, escrevia uma carta com bolhas para o ofensor. Ele então NÃO ENVIAR. Em vez disso, sua política era deixar a carta em uma gaveta por três dias.

Depois disso, ele abriria a gaveta, releria a carta (muitas vezes com uma cabeça muito mais fria) e decidiria se a enviaria. 100% do tempo, ele não a enviou. Qual é a lição aqui? NÃO ACONTECER ENVIO quando você está emocionado. Vá embora, volte e tome algum tempo para decidir se você realmente quer explodir seu amigo, ente querido ou colega de trabalho.

Palavras Finais

Enviar um e-mail lamentável pode ser embaraçoso. Em alguns casos, pode custar-lhe um emprego, cliente ou amigo. É por isso que é essencial rever cuidadosamente as mensagens antes de as enviar. Se as mensagens forem enviadas por engano, esperemos que as possa reenviar antes de saírem ou de serem lidas.

Esperamos que você considere este artigo útil. Por favor, entre em contato conosco para quaisquer perguntas ou comentários.