Se você é um usuário frequente de e-mail, você provavelmente já viu e-mails de colegas de trabalho, colegas, amigos ou familiares que têm uma assinatura no final. Pode dar seu nome, telefone, cargo e outras informações pertinentes. Uma assinatura pode fazer um e-mail parecer extremamente profissional.

Enquanto a maioria das comunicações electrónicas são agora na forma de mensagens instantâneas, mensagens de texto, chat de vídeo ou redes sociais, o e-mail continua a ser amplamente utilizado no mundo dos negócios. Por isso, é fundamental ter uma marca de aspecto profissional que se destaque e permita aos outros saberem com quem se estão a comunicar.

Você é um usuário do Outlook? Criar uma assinatura de e-mail no Microsoft Outlook é bastante simples; isso pode ser feito em apenas alguns minutos.

Se você já tem um, e esqueceu como mudá-lo, vamos mostrar-lhe como. Vamos ver como adicionar ou modificar a sua assinatura de e-mail. Depois disso, incluímos algumas notas sobre como fazê-lo parecer profissional.

Adicionar uma Assinatura no Microsoft Outlook

Adicionar uma assinatura no Outlook é um processo bastante simples. Vamos fazer isso na versão web do Outlook, mas também pode ser feito usando passos quase idênticos dentro do aplicativo Outlook. As capturas de tela neste artigo são da versão web do Outlook.

Passo 1: Faça o login no Microsoft Outlook

Entre no Microsoft Outlook.

Passo 2: Abra as configurações do Outlook

Abra as configurações da sua conta. Faça isso clicando no ícone de configurações no canto superior direito do seu navegador.

Passo 3: Clique em "Ver todas as configurações do Outlook".

Passo 4: Clique em Mail - Compose and Reply (Compor e Responder)

No menu de configurações, clique em "Mail" e depois em "Compose and reply". Na parte superior da janela do lado direito da tela, você deve ver imediatamente a seção "Email signature".

Passo 5: Adicione a sua informação de assinatura

Adicione todas as coisas que você quer mostrar na sua assinatura. Veja a seção abaixo sobre como ter certeza de que a sua parece profissional.

Você pode mudar as fontes e usar outras opções de formatação de texto padrão. Também é possível adicionar imagens, se você quiser.

Passo 6: Seleccione Opções

Selecione opções para determinar quando a assinatura deve ser usada. Ela pode ser incluída em novas mensagens e mensagens às quais você responde ou encaminha.

Passo 7: Guarde as suas alterações

Não se esqueça de clicar no botão "Salvar" no canto inferior direito. Depois de salvar, você está pronto; você deve ter uma assinatura bonita e profissional em seus e-mails.

Actualize a sua assinatura do Microsoft Outlook

Se você não está satisfeito com o aspecto da sua nova assinatura, não se preocupe. É fácil de editar. Também é comum precisar fazer alterações quando as informações de contato mudam, você recebe um novo título de emprego, ou você só quer escová-lo um pouco.

Para o actualizar, basta seguir os mesmos passos que foram usados para criar o novo. Quando chegar à secção de assinatura das definições (passo 4), clique na janela de texto do lado direito, depois edite a caixa de texto para ter o aspecto que deseja. É muito simples. Não se esqueça de guardar as suas definições.

Como fazer sua assinatura do Outlook parecer profissional

Existem inúmeras formas de garantir que a sua assinatura de e-mail pareça profissional. As suas principais prioridades: inclua o seu nome completo seguido do seu emprego ou posição e, em seguida, as informações de contacto.

1. nome

Você pode querer usar seu nome formal. Deixe de fora qualquer apelido ou nome abreviado, a menos que você tenha um ambiente de trabalho mais casual ou clientes.

2. título

Isto pode ser crítico, especialmente para aqueles que podem não conhecê-lo bem ou não ter trabalhado com você no passado.

3. nome da empresa

Se você trabalha para uma empresa, os destinatários precisam saber seu nome. Se você não trabalha para uma empresa, você pode colocar algo como "Empreiteiro Independente" ou "Desenvolvedor Autônomo". Você também pode deixar esta parte de fora se você não estiver representando uma empresa.

Ao adicionar informações da empresa, você pode considerar adicionar o logotipo da sua empresa. Verifique primeiro com a sua empresa para ver se ela tem coisas específicas que ela gostaria que você incluísse.

4. certificações

Você também pode listar quaisquer certificações que você ou sua empresa tenham. As certificações podem vir com um logotipo ou símbolo que também pode ser adicionado.

5. informações de contato

Esta pode ser a parte mais importante. Forneça formas alternativas para alguém entrar em contato com você. Adicione seu número de telefone, seu site comercial ou qualquer outro método que você possa ter. Você também pode incluir seu endereço de e-mail mesmo que ele já esteja na mensagem na seção "De". Não custa tê-lo lá onde alguém possa vê-lo e acessá-lo facilmente.

6. Mídias Sociais

Considere a possibilidade de criar links para qualquer conta de mídia social profissional, como o LinkedIn ou outras que representem o seu negócio.

7. foto

Uma foto sua é opcional, mas é bom para as pessoas verem com quem estão se comunicando. Se a cultura de sua empresa é formal, certifique-se de usar uma foto com aparência profissional.

O que você não deve incluir na sua assinatura do Outlook

Como você pode ver, a seção de assinatura lhe permitirá adicionar uma abundância de textos ou imagens, mas não há nada de errado em mantê-lo simples. O objetivo é fornecer dados que agreguem o máximo de valor às suas mensagens.

Não exagere. Se adicionar demasiado, pode parecer desorganizado. A sobrecarga de informação pode fazer com que o destinatário a ignore, especialmente se estiver com pressa.

Muitas vezes você verá as pessoas incluir algum tipo de citação ou ditado na assinatura do seu e-mail. Eu recomendo contra isso, a menos que seja um lema ou slogan da sua empresa. Citações podem frequentemente ser opinativas, políticas ou controversas; você pode correr o risco de ofender alguém. Se o seu desejo é ser profissional, citações são algo que você deve evitar.

Uma última coisa em que pensar: evite fazer a sua assinatura distrair demais. Você quer que ela seja notada, mas também não quer que ela seja tão chamativa que tire a sua mensagem.

A assinatura deve dizer às pessoas quem você é, o que você faz, para quem você trabalha, como contatá-lo, e possivelmente por que eles podem confiar em você.

Por que você precisa de uma assinatura de e-mail para o Outlook

Existem algumas outras boas razões para ter um moniker pré-formatado. Embora possam parecer simples, não subestime a sua importância.

Como já vimos, uma assinatura de e-mail faz as suas mensagens parecerem mais profissionais. Uma assinatura pode poupar tempo valioso.

Embora possa não parecer muito, enviar vários e-mails e adicionar constantemente o seu nome e outros detalhes pode tirar outras tarefas. Com um padrão pré-criado, há menos uma coisa que você tem que fazer para cada mensagem.

Uma assinatura também garante que o seu nome e outros detalhes estejam sempre incluídos em cada e-mail. Você não se esquecerá de adicionar as suas informações de contato. Uma assinatura padrão mantém as suas informações de contato constantes para que você saiba que está enviando exatamente a mesma coisa para cada destinatário.

Há uma última razão: o destinatário saberá de quem está a receber a mensagem. Os endereços de e-mail são muitas vezes partes misturadas dos nossos nomes combinados com números ou outras letras.

Como resultado, a pessoa que recebe a mensagem pode não saber o seu nome completo. Uma assinatura formal assegura que o destinatário sabe quem você é.

Palavras Finais

A sua assinatura de e-mail do Outlook é uma parte vital das suas comunicações. Ela fornece informações sobre você e dá aos seus leitores formas alternativas de contatá-lo. Ela economiza tempo ao digitar e enviar e-mails, já que você não terá que preencher continuamente textos repetitivos.

Depois de configurar a sua assinatura do Outlook, não se esqueça de a rever frequentemente e de a manter actualizada se algo mudar.

Esperamos que este artigo o tenha ajudado a preparar a sua assinatura de e-mail profissional no Outlook. Por favor, sinta-se à vontade para nos contactar com quaisquer perguntas ou comentários.