Você está cansado de papel? Farto de armários de arquivo e de uma mesa desorganizada? Você pode estar lendo este artigo de revisão porque decidiu que é hora de ficar sem papel. Você pode nunca eliminar totalmente o papel do seu escritório, mas você pode facilmente fazer uma versão eletrônica de cada pedaço de papel que você tem. Seus documentos serão mais fáceis de acessar, mais fáceis de encontrar e mais fáceis de compartilhar. Para começar, vocêprecisam de um scanner de documentos de qualidade.

Um scanner de documentos é projetado para digitalizar rapidamente documentos de várias páginas e transformá-los em documentos eletrônicos pesquisáveis. Eles normalmente apresentam alimentadores de folhas confiáveis que podem armazenar dezenas de páginas de papel, podem digitalizar ambos os lados de uma página ao mesmo tempo e vêm com um software que pode salvar todas essas páginas em um PDF pesquisável.

Muitos são agora sem fios, por isso não têm de viver na sua secretária presos ao seu computador. Podem digitalizar para vários locais, incluindo computadores, dispositivos móveis e a nuvem.

ScanSnap iX1500 da Fujitsu É rápido e fiável, e o seu grande ecrã táctil permite digitalizar documentos longos para uma variedade de locais sem sequer ter um computador envolvido.

Para uso móvel, o Doxie Q É leve e minúsculo, alimentado por bateria, oferece um alimentador de folhas básico, pode se conectar sem fio aos seus dispositivos e até mesmo digitalizar para um cartão SD sem a necessidade de outros dispositivos.

A maioria dos usuários ficará perfeitamente feliz ao escolher um destes scanners (ou ambos), mas eles não são suas únicas opções. Incluímos uma série de outros scanners altamente qualificados que também podem lhe servir. Continue lendo para descobrir qual é o melhor para você.

Porquê confiar em mim para este Guia de Compras?

Há seis anos atrás eu tinha bandejas, gavetas e caixas cheias de papelada, e nem sempre era fácil encontrar o documento certo. Eu era um utilizador perspicaz do Evernote e tinha pensado em ficar sem papel há algum tempo. Depois de fazer alguma pesquisa, comprei o Fujitsu ScanSnap S1300i.

Antes de mergulhar na digitalização de todas essas páginas, passei algum tempo experimentando configurações e trabalhando no que eu queria. Finalmente configurei o software para criar PDFs de várias páginas, realizar OCR para que os PDFs fossem pesquisáveis e enviá-los diretamente para o Evernote. A digitalização dessa forma foi rápida e sem esforço e aconteceu com o apertar de um botão no scanner.

Depois veio o trabalho árduo: meses de digitalização. Fi-lo no meu tempo livre, normalmente apenas alguns minutos de cada vez, por vezes mais. Tive muito poucos problemas. Ocasionalmente uma página ficava encravada (por causa de um grampo ou rasgão), mas uma vez que eu não tinha feito a digitalização da máquina continuava de onde tinha ocorrido o encravamento. No geral, o processo era muito suave.

Eu descartei a maioria dos documentos depois de digitalizados. Havia alguns documentos financeiros que tive de guardar durante vários anos por razões legais, por isso coloquei-os em envelopes grandes e claramente rotulados e guardei-os. Guardei alguns documentos por razões sentimentais. Qualquer papel novo foi digitalizado à medida que chegou, mas tentei minimizar isso, certificando-me de que as minhas contas e outras correspondênciasforam-me enviados por e-mail.

Tenho estado muito satisfeito com a forma como tudo funcionou. Poder aceder e organizar os meus documentos digitalmente fez uma enorme diferença. Por isso este ano decidi fazer um upgrade para o Fujitsu ScanSnap iX1500.

Aqui está o porquê:

• Sua bandeja de documentos pode conter mais folhas de papel, para que eu possa começar mais facilmente em alguns projetos de digitalização em larga escala, incluindo uma grande coleção de manuais de treinamento dos cursos que fiz.
• É sem fios, por isso não tem de viver na minha secretária.
• Posso colocá-lo em um lugar mais acessível para que outros membros da família possam usá-lo.
• Como é sem fio, eles podem escanear diretamente para seus próprios telefones, então eu não tenho que enviar seus scans do meu computador.
• Como pode digitalizar directamente para a nuvem, não são necessários computadores ou dispositivos. É uma solução tudo-em-um.

Para aumentar a minha experiência de utilização de scanners de documentos, verifiquei cuidadosamente outros scanners também, tendo em conta os testes da indústria e as revisões dos utilizadores. Espero que este conjunto de dados o ajude a fazer a sua própria escolha de um scanner de documentos.

Melhor Scanner de Documentos: Os Vencedores

Melhor Escolha: Fujitsu ScanSnap iX1500

O Fujitsu ScanSnap iX1500 é, sem dúvida, o melhor scanner de documentos que você pode comprar. Ele é sem fio e oferece uma grande tela sensível ao toque que facilita o uso e oferece digitalização duplex colorida muito rápida de até 50 folhas de cada vez. As digitalizações são processadas para que elas possam até ter melhor aparência do que o documento original, e o software empacotado criará arquivos PDF pesquisáveis de várias páginas.

De relance:

• Alimentador de folhas: 50 folhas,
• Digitalização em frente e verso: Sim,
• Velocidade de digitalização: 30 ppm (frente e verso),
• Resolução máxima: 600 dpi,
• Interface: Wi-Fi, USB
• Peso: 7,5 lb, 3,4 kg

O ScanSnap iX1500 é quase universalmente considerado o melhor scanner de documentos disponível, embora seja razoavelmente caro. As únicas pessoas que não parecem gostar dele são usuários do modelo anterior, o ScanSnap iX500.

Muitos desses usuários sentem que o scanner anterior era mais robusto e que pressionar um único botão era mais fácil do que lidar com o novo touchscreen. Como resultado, muitos deles deram ao iX1500 uma estrela - um rato de uma estrela injustamente se você me perguntar.

Embora o iX500 esteja agora descontinuado, ainda está disponível para compra e está incluído como opção abaixo. É melhor do que o iX1500 em todos os sentidos? Absolutamente não, e muitos usuários estão entusiasmados com a atualização. Há aquela nova tela sensível ao toque de 4,3 polegadas que facilita o uso, e se você digitalizar diretamente para a nuvem ele opera como um dispositivo autônomo sem a necessidade de um computador.

Por que o ScanSnap iX1500 é tão popular? Ele tem uma excelente combinação de velocidade, recursos e facilidade de uso. É rápido, digitalizando ambos os lados de até 30 páginas por minuto (embora três scanners listados abaixo sejam mais rápidos), e a digitalização é silenciosa. 50 folhas de papel cabem em seu confiável alimentador automático de documentos, e conectar via Wi-Fi ao seu computador ou dispositivo móvel é muito fácil.

Depois há o pacote de software que automaticamente melhora a digitalização e remove páginas em branco, e dá a opção de OCR.

O scanner detecta automaticamente o tamanho do papel e se é colorido ou preto e branco, gira automaticamente a digitalização se você colocar o papel de forma errada e pode até decidir sobre as configurações de qualidade de imagem exigidas pelo documento.

Embora seja muito inteligente, você também pode dizer precisamente ao scanner o que fazer. A maneira mais fácil de fazer isso é criando vários perfis de digitalização que predefinem as configurações de digitalização e para onde o documento digitalizado é enviado. Um ícone para cada perfil está disponível na tela sensível ao toque do scanner para máxima conveniência. O scanner é bastante compacto e está disponível em preto ou branco.

Não vem com um manual do usuário, embora haja um bom manual disponível on-line. Gosto particularmente da seção "Usos" detalhada que explica em detalhes como usar o scanner para uma longa lista de aplicativos, incluindo compartilhamento de documentos, digitalização de revistas, criação de um álbum de fotos, organização de cartões postais e digitalização de envelopes e recibos.

Mas o scanner não é perfeito. Alguns usuários apontam que as imagens perdem um pouco de qualidade, e isso é verdade - afinal, não é um scanner de fotos. Alguns usuários relataram bugs no software empacotado, mas a maioria deles parece ter sido resolvida por atualizações subsequentes. Ainda estou esperando o suporte técnico para me ajudar com um problema sobre como salvar para a nuvem, e parece que não estou sozinho. Mas estou confiante deum resultado positivo.

A maioria dos usuários parece entusiasmada com o scanner. O iX1500 é bastante durável, e um usuário atualizou sua revisão após um ano para relatar que tudo ainda estava funcionando de forma confiável - motores, rolos, alimentadores e software. Ele tem sucesso em pegar um trabalho complexo e torná-lo o mais rápido e fácil possível.

Leia minha revisão completa do ScanSnap iX1500 se você quiser saber mais sobre este scanner.

Mais Portáteis: Doxie Q

Se você está procurando um scanner para uso portátil, eu recomendo o Doxie Q Sua bateria recarregável pode gerenciar 1.000 varreduras em cada carga, assim você não precisará carregar um cabo de energia. E você pode salvar suas varreduras diretamente em seus 8 GB de memória SD, assim você não precisa nem mesmo ligar seu computador.

Se você quiser usar seu computador ou dispositivo iOS, o scanner é sem fio para que você não tenha que levar um cabo USB com você, e o ADF aberto permite que você digitalize documentos com até oito páginas de comprimento.

De relance:

• Alimentador de folhas: 8 folhas,
• Digitalização em frente e verso: Não,
• Velocidade de digitalização: 8 ppm (frente e verso),
• Resolução máxima: 600 dpi,
• Interface: Wi-Fi, USB,
• Peso: 1,81 lb, 0,82 kg.

O Doxie Q é fino e compacto, e é o scanner que eu escolheria se eu fizesse muitas digitalizações na estrada, longe do escritório. Ele foi projetado especificamente para uso móvel, e você não terá que carregar um cabo de energia, cabo USB, ou mesmo um computador.

Por padrão, suas varreduras irão diretamente para um cartão de memória, e isso é ótimo para uso móvel, mas também significa que você terá que realizar OCR no seu computador mais tarde, como um passo adicional. Se preferir, você também pode fazer a varredura para o seu computador via USB, habilitando o Connected Scanning, mas mesmo assim você está realizando uma importação automática do cartão SD em vez de fazer a varredura diretamente para o computador.

Para uso portátil, este scanner parece próximo do ideal, mas alguns compromissos foram feitos para alcançar sua portabilidade. É lento - quase um quarto da velocidade do nosso scanner vencedor acima - tem um alimentador automático de documentos bastante limitado, e não pode digitalizar em duplex.

Para um scanner portátil, isso parece razoável - mas não se for o seu único scanner. O Doxie Q é muito lento se você também quiser usá-lo regularmente no escritório.

Se você quiser um scanner que possa fazer tudo isso, recomendo o Fujitsu ScanSnap S1300i ou Brother ADS-1700W abaixo. Eles são mais rápidos e podem digitalizar ambos os lados da página de uma só vez enquanto permanecem bastante portáteis. Mas eles não funcionam com bateria e o S1300i não oferece uma conexão sem fio - você terá que ligar o seu computador e conectar o scanner a uma porta USB.

Outros Melhores Scanners de Documentos

1. Fujitsu ScanSnap iX500

Embora agora descontinuado, o ScanSnap iX500 Embora tenha apenas um único botão e nenhum ecrã táctil, muitos utilizadores adoram a sua simplicidade e flexibilidade - iniciar uma digitalização com uma pressão curta irá realizar um tipo diferente de digitalização do que uma pressão longa. Alguns utilizadores sentem que este scanner tem um aspecto melhor e mais robusto do que o seu sucessor, o iX1500 (acima).

De relance:

• Alimentador de folhas: 50 folhas,
• Digitalização em frente e verso: Sim,
• Velocidade de digitalização: 25 ppm,
• Resolução máxima: 600 dpi,
• Interface: Wi-Fi, USB
• Peso: 6,6 lb, 2,99 kg.

Além da falta de ecrã táctil, o iX500 é muito semelhante ao iX1500 acima: tem o mesmo alimentador de 50 folhas, resolução de 600 dpi, interfaces Wi-Fi e USB, e design compacto. Faz uma digitalização um pouco mais lenta (mas ainda em duplex), e permite configurar perfis de digitalização, embora não encontre um ícone para cada um deles no scanner.

Os utilizadores chamam-lhe um cavalo de batalha. Está disponível desde 2013, por isso tem havido muitas oportunidades para testar a sua durabilidade, e alguns utilizadores digitalizam centenas de páginas todos os dias. Parece ser um favorito nos escritórios de advocacia, onde os funcionários precisam de lidar com uma quantidade louca de papelada. Um escritório de advocacia comprou um em 2013, e quando este morreu em 2017 eles saíram imediatamente e compraram outro.

Outro usuário comprou um para um projeto de escaneamento que pensou que levaria semanas e terminaria em um dia. Isso se deve não só à velocidade do escâner, mas também à facilidade de uso.

Mas a julgar pelos comentários de alguns usuários, parece que a configuração de Wi-Fi não é tão fácil como com o iX1500. Alguns usuários acharam o software mais difícil de configurar do que esperavam, e esses usuários vêm dos campos Windows e Mac. Mas uma vez configurado o software ScanSnap, o tempo que leva desde o apertar do botão Scan até obter um PDF pesquisável e com várias páginas tende a ser significativamente mais rápido do queimpressoras de outros fabricantes.

2. RavenScanner Original

O RavenScanner Original é um scanner altamente avaliado, com muitas características em comum com o nosso vencedor. Ele tem uma grande tela sensível ao toque para digitalização sem computador, um alimentador de documentos de 50 folhas, uma resolução máxima de 600 dpi, e funciona sem fio ou com fio (mas usa Ethernet em vez de USB). Sua velocidade de digitalização é quase metade da do nosso vencedor, no entanto.

De relance:

• Alimentador de folhas: 50 folhas,
• Digitalização em frente e verso: Sim,
• Velocidade de digitalização: 17 ppm (frente e verso),
• Resolução máxima: 600 dpi,
• Interface: Wi-Fi, Ethernet,
• Peso: 6,17 lb, 2,8 kg.

Você pode fazer ainda mais a partir da tela tátil do scanner do que com o nosso vencedor. Como o ScanSnap iX1500, o RavenScanner pode enviar seus documentos digitalizados para vários locais, incluindo a nuvem, mas também pode enviá-los por e-mail ou fax diretamente do scanner, e pode salvar em uma unidade flash conectada. Você pode até mesmo fazer edição básica de documentos usando a tela tátil de 7 polegadas.

Este scanner é um produto novo para 2019, por isso é difícil avaliar como ele resiste ao uso a longo prazo. Os usuários parecem muito satisfeitos até agora, e o scanner tem a classificação mais alta de todos nesta avaliação, mas ainda não tem avaliações suficientes para dar peso demais a essa classificação. Os usuários adoram poder digitalizar sem computador e compará-lo muito positivamente com os scanners Fujitsu.

Se você está procurando algo um pouco mais poderoso e está disposto a pagar mais, a empresa também oferece um scanner mais caro com melhores especificações, o RavenScanner Pro Tem um ecrã táctil de 8 polegadas, alimentador de 100 folhas, e pode digitalizar 60 páginas por minuto.

3. Epson DS-575

O Epson DS-575 Parece semelhante ao nosso vencedor quando fechado, embora tenha uma série de botões e luzes em vez de um ecrã táctil. Também tem especificações semelhantes, incluindo uma velocidade de varrimento ligeiramente mais rápida. Embora tenha estado por perto mais tempo do que o iX1500, não ganhou a mesma tracção no mercado.

De relance:

• Alimentador de folhas: 50 folhas, 96 revisões,
• Digitalização em frente e verso: Sim,
• Velocidade de digitalização: 35 ppm (frente e verso)
• Resolução máxima: 600 dpi,
• Interface: Wi-Fi, USB,
• Peso: 8,1 libras, 3,67 kg.

A Epson DS-575 tem mais em comum com a antiga ScanSnap iX500 do que a nova iX1500. Oferece conectividade sem fios ou USB, permite-lhe digitalizar para o seu computador, dispositivo móvel ou para a nuvem, e inclui um alimentador de 50 folhas e tempos de digitalização duplex muito rápidos. Os perfis podem ser criados para diferentes tipos de digitalizações. Mas não tem um ecrã táctil, tornando-o mais dependente do seu computador ou dispositivoao escolher as opções de digitalização.

Os usuários acharam o software mais fácil de instalar do que o da Fujitsu - embora tenham reclamado por ter que baixá-lo - mas menos capaz uma vez instalado. Os usuários também acharam que recuperar de um atolamento de papel não é tão doloroso quanto quando se usa um ScanSnap - embora felizmente os atolamentos pareçam bastante raros - e as varreduras em preto e branco não são da mesma qualidade que as varreduras em cores.

Outra alternativa muito semelhante da Epson é o ES-500W Tem especificações idênticas e um design muito semelhante, mas é preto em vez de branco. Um problema com o alinhamento da Epson é a falta de diferenciação. Estes scanners são tão semelhantes que é difícil saber porque escolheria um em detrimento do outro. As versões sem fios de ambos os scanners também estão disponíveis a um preço reduzido.

4. Fujitsu ScanSnap S1300i

O S1300i é o irmão mais novo do ScanSnap iX1500. É metade da velocidade e precisa ser ligado ao computador para funcionar. É mais poderoso que o Doxie Q, mas não tão portátil. Usei um para digitalizar milhares de folhas de papel durante vários anos, e nunca tive problemas.

De relance:

• Alimentador de folhas: 10 folhas,
• Digitalização em frente e verso: Sim,
• Velocidade de digitalização: 12 ppm (frente e verso),
• Resolução máxima: 600 dpi,
• Interface: USB,
• Peso: 3,09 lb, 1,4 kg.

Embora não tão rápido como o nosso vencedor, 12 páginas frente e verso por minuto não é mau. (Mas note que a velocidade cai para apenas 4 ppm quando se usa a alimentação USB, portanto, para trabalhos de digitalização maiores, você definitivamente vai querer se conectar à alimentação.) Se você tiver um enorme atraso de papelada para digitalizar, você terá o trabalho feito duas vezes mais rápido com o iX1500, mas se a portabilidade ou o preço for importante para você, este scanner faz umexcelente alternativa.

O alimentador de documentos contém apenas 10 páginas, mas às vezes consegui encaixar mais. E para documentos muito grandes, consegui adicionar mais páginas, pois a última folha estava sendo digitalizada para produzir um único PDF de várias páginas que contém cada página.

A operação com um único botão foi bastante intuitiva, e eu consegui criar vários perfis de digitalização no meu computador, mas não consegui selecioná-los a partir do scanner, como você pode fazer com o iX1500.

5. irmão ADS-1700W Compact

Para um scanner portátil, o Irmão ADS-1700W tem muitas características. Tem uma tela sensível ao toque de 2,8 polegadas, conectividade sem fio e um alimentador automático de documentos de 20 folhas. Pode realizar digitalização duplex a uma velocidade de 25 ppm (significativamente mais rápida do que os outros scanners portáteis que cobrimos).

Mas você precisa conectá-lo a uma tomada elétrica. Ele não tem uma bateria como a Doxie Q ou funciona sem energia USB como a ScanSnap S1300i.

De relance:

• Alimentador de folhas: 20 folhas,
• Digitalização em frente e verso: Sim,
• Velocidade de digitalização: 25 ppm (frente e verso),
• Resolução máxima: 600 dpi,
• Interface: Wi-Fi, micro-USB,
• Peso: 3,3 lb, 1,5 kg.

Tal como o ScanSnap iX1500, pode criar atalhos para tipos específicos de digitalizações, e estes serão apresentados como ícones no ecrã táctil. Pode digitalizar directamente a memória flash USB, pelo que a digitalização sem computador é possível.

Alternativamente, você pode digitalizar diretamente para o seu computador ou dispositivo móvel. No entanto, os usuários ficaram surpresos ao saber que o scanner não pode digitalizar diretamente para a nuvem, FTP ou e-mail sem a ajuda de um computador. O site oficial parece ser um pouco enganador aqui.

As velocidades de digitalização são significativamente mais rápidas do que as de outros scanners portáteis, e o alimentador automático de documentos pode conter 20 folhas, melhor do que a concorrência novamente. Isso torna este um excelente scanner se você quiser usá-lo tanto no escritório quanto em trânsito. Enquanto você precisará levar um cabo de energia com você, a conexão Wi-Fi torna opcional o transporte de um cabo micro-USB.

Embora eu ache que o Doxie Q oferece a melhor experiência portátil - você não precisa conectar à energia ou trazer um computador - o ADS-1700W é uma escolha melhor para usuários que priorizam uma digitalização mais rápida e um alimentador de documentos de maior capacidade.

6. irmão ImageCenter ADS-2800W

Vamos recorrer a algumas opções mais caras. O Irmão ADS-2800W é maior e mais pesado que o nosso vencedor, mas oferece uma digitalização mais rápida de 40 ppm e uma escolha de Wi-Fi, Ethernet e USB. Foi concebido para grupos de trabalho pequenos e médios e suporta destinos de digitalização mais relevantes para esse ambiente, tais como pastas de rede, FTP, SharePoint e unidades de memória flash USB.

De relance:

• Alimentador de folhas: 50 folhas,
• Digitalização em frente e verso: Sim,
• Velocidade de digitalização: 40 ppm (frente e verso),
• Resolução máxima: 600 dpi,
• Interface: Wi-Fi, Ethernet, USB,
• Peso: 10,03 lb, 4,55 kg.

Tal como o ScanSnap iX1500, o ADS-2800 permite digitalizar para um número de destinos directamente a partir do ecrã táctil de 3,7 polegadas do dispositivo (ligeiramente mais pequeno). A imagem digitalizada é optimizada através da remoção de perfurações, limpeza de arestas e remoção do ruído de fundo.

Mas apesar da velocidade de digitalização rápida, um usuário ficou frustrado com o tempo que levou para processar o documento após a digitalização. Ele relatou que um documento de 26 páginas levou 9 minutos e 26 segundos, e o scanner ficou inutilizável durante esse tempo. Parece que ele estava usando um computador potente, e não tenho certeza de que algum erro do usuário estivesse envolvido.

O software parece mais limitado do que o da Fujitsu. Por exemplo, ao iniciar digitalizações a partir do ecrã táctil, apenas um computador pode ser o destino. Para enviar digitalizações para outros computadores, é necessário iniciar a digitalização a partir desse computador.

Se você quer mais poder e está disposto a pagar por ele, considere a Irmão I mageCenter ADS-3000N. Oferece uma leitura ainda mais rápida de 50 ppm, e foi concebido para grupos de trabalho médios e grandes, mas não tem ecrã táctil nem suporta Wi-Fi.

7. Fujitsu fi-7160

A série de scanners ScanSnap da Fujitsu foi concebida para o escritório em casa. fi-7160 é um dos seus scanners de grupo de trabalho. Custa significativamente mais, mas tem um alimentador de documentos que pode conter 80 páginas (em vez de 50), e digitaliza a 60 ppm (em vez de 30). No entanto, o dispositivo é maior e mais pesado e carece de um ecrã táctil.

De relance:

• Alimentador de folhas: 80 folhas,
• Digitalização em frente e verso: Sim,
• Velocidade de digitalização: 60 ppm (frente e verso),
• Resolução máxima: 600 dpi,
• Interface: USB,
• Peso: 9,3 lb, 4,22 kg.

Este scanner foi concebido para permitir a um grupo de trabalho digitalizar grandes documentos de várias páginas mais rapidamente do que nunca. Para o conseguir, oferece uma velocidade de digitalização mais rápida e um alimentador de documentos maior do que qualquer outro scanner que cobrimos, e está classificado para manusear 4.000 digitalizações massivas por dia. Se o seu objectivo é adoptar uma abordagem sem disparates para completar um grande trabalho de digitalização, o fi-7160 é uma boa escolha.

Mas essa energia tem um custo: este scanner não oferece conectividade sem fio ou tela sensível ao toque. Você terá de manter a impressora conectada à porta USB de um computador no escritório e selecionar suas opções de digitalização a partir do software incluído que está sendo executado naquele computador.

Os usuários encontram um scanner sólido ao processar grandes volumes de papel em uma única mesa, por exemplo, em um escritório de advocacia, e muitos escritórios compram várias unidades. A qualidade da saída é muito alta, e com a configuração certa, normalmente você pode apenas iniciar uma digitalização pressionando o botão na máquina.

Porquê Ir Sem Papel?

"Onde está o documento?" "Porque está a minha secretária tão desarrumada?" "Arquivamos por ordem alfabética?" "Podes fotocopiá-lo para mim?" "Acho que está na página 157." "Desculpa, deixei o documento em casa."

São seis coisas que nunca terás de dizer depois de ficares sem papel. Todos os negócios devem considerar isso. Aqui estão seis boas razões:

• Você economiza espaço. Você pode acessar todos os seus documentos a partir do seu computador ou dispositivo móvel. Você não terá pilhas de papel em sua mesa ou uma sala cheia de armários de arquivamento.
• Procurar. Você pode encontrar a informação que deseja mais facilmente. Você será capaz de procurar pelo arquivo que você precisa, e se o reconhecimento óptico de caracteres foi realizado, procure por texto dentro do arquivo também.
• Aceda a qualquer hora, em qualquer lugar. Pode aceder a todos os seus documentos a partir do seu computador, e levá-los consigo num dispositivo móvel.
• Organização de documentos. Utilize o sistema de arquivo para organizar e sincronizar seus documentos ou colocá-los em um sistema de gerenciamento de documentos como Confluence, Microsoft SharePoint ou Adobe Document Cloud para maior flexibilidade.
• Partilha e comunicação. Documentos digitais podem ser acessados por qualquer pessoa em seu escritório, e facilmente compartilhados com outras pessoas via e-mail e vários serviços em nuvem.
• Segurança. Os documentos digitais podem ser facilmente copiados, protegidos por senha e armazenados em mídias seguras.

O que você precisa saber na frente sobre o processo sem papel

Digitalizar cada documento em papel no seu escritório é um grande trabalho. Não o torne mais difícil do que precisa ser. Isso começa com a escolha da ferramenta certa para o trabalho.

É provável que você já possua um scanner - provavelmente um scanner plano acoplado a uma impressora barata. Você pode se sentir tentado a começar com esse scanner, mas provavelmente se arrependerá. Colocar cada página no scanner manualmente e digitalizar lentamente um lado de cada vez é uma receita para frustração. É mais provável que você desista do que termine. Um trabalho que levaria segundos no scanner certo levará vocêhoras.

Um scanner de documentos é projetado para digitalizar rapidamente documentos grandes com várias páginas. Eles têm um alimentador de documentos que permite digitalizar até 50 páginas de cada vez, e normalmente digitalizará os dois lados do papel de uma só vez (digitalização duplex). O software empacotado irá armazená-los como PDFs de várias páginas e realizar o reconhecimento óptico de caracteres para torná-los pesquisáveis - tudo em tempo real.

Mas é útil para manter outros tipos de scanners por perto. Um scanner fotográfico fará um trabalho mais preciso com as imagens e um scanner de cama plana lidará melhor com material encadernado e papel delicado. Um aplicativo de digitalização em seu telefone permitirá que você digitalize um recibo em um restaurante lá e depois, em vez de ter que lembrar de fazê-lo mais tarde.

Depois de digitalizar todos os seus documentos, mantenha-se atento à entrada de nova papelada e tente parar a inundação. Se houver uma opção para receber essa papelada eletronicamente, aceite-a!

Como Escolhemos Estes Melhores Scanners de Documentos

Classificações Positivas do Consumidor

Tenho digitalizado documentos há anos, mas só tenho experiência real com dois scanners, por isso preciso de recorrer a uma gama mais ampla de experiências. Nesta revisão, levei em consideração os testes da indústria e as análises dos consumidores.

Por exemplo, o Wirecutter passou 130 horas pesquisando e testando uma série de scanners ao longo de vários anos. As análises dos consumidores são igualmente úteis. Alguém que comprou um scanner com seu próprio dinheiro tende a ser honesto e franco sobre suas experiências positivas e negativas.

Nesta rodada, incluímos scanners com uma classificação de consumo de 3,8 estrelas ou mais, de preferência com revisões deixadas por centenas de usuários.

Com ou sem fio

Tradicionalmente, um scanner de documentos sentava-se na sua secretária e era ligado a uma das portas USB do seu computador. Em muitas situações isso funcionava perfeitamente, e foi a minha configuração durante muitos anos.

Quando um scanner é usado por várias pessoas, faz sentido escolher um modelo sem fio que pode ser colocado em um local central e digitalizar para vários locais, incluindo dispositivos móveis, ou mesmo diretamente para a nuvem.

Rápida Digitalização Multi-páginas

Como passo inicial, muitas pessoas terão um enorme acúmulo de papelada que precisa ser digitalizada. Essa foi certamente a minha experiência. Nesse caso, um scanner rápido pode lhe poupar semanas de trabalho.

Escolha um scanner com alimentador automático de documentos (ADF) que lhe permita digitalizar até 50 folhas ao mesmo tempo. Isso é particularmente útil para documentos muito longos, onde você espera ter um PDF de várias páginas. Procure também velocidades de digitalização rápidas (medidas em páginas por minuto, ou ppm), e a capacidade de digitalizar ambos os lados do papel de uma só vez.

Portabilidade

Se o seu trabalho o leva para fora do escritório durante dias de cada vez, você pode querer comprar um scanner mais portátil. Muitos dos scanners de documentos mais portáteis não possuem alimentador de folhas. Eles são adequados para digitalizar apenas uma página de cada vez, mas se tornam frustrantes com trabalhos maiores.

Portanto, incluímos apenas scanners portáteis com um ADF neste conjunto. Se estiver a adquirir um segundo scanner para este fim, recomendo o Doxie Q. Se preferir adquirir apenas um scanner para ambos, no escritório e em viagem, o Fujitsu ScanSnap S1300i ou Brother ADS-1700W oferece um melhor equilíbrio de funcionalidades.

Mais algum bom scanner de documentos que valha a pena entrar nesta lista recomendada? Diga-nos a sua opinião.